Gruppenreisen Die perfekte Planung von Gruppenreisen Teil 1

Der Reiseleiter kam drei Stunden später im Beduinen Camp an, aber er hatte das in Petra verlorene Ehepaar gefunden. Er nahm es mit Humor, die Eheleute aus Peking eher nicht; denn das Essen war kalt und fast leer. Was im Nachgang eine amüsante Geschichte ist, war an diesem Tag Stress für alle Teilnehmer der Gruppenreise zu einem der sieben Weltwunder im Königreich Jordanien. Alles hätte perfekt sein können. Nein, es wurde keine Katastrophe, aber ein Highlight mit Kratzern. Ein Kommunikationsfehler hatte dazu geführt, dass das Ehepaar nicht wusste, wo und wann der Bus abfährt. Daraus ergab sich eine Reihe weiterer Schwierigkeiten, die nicht nur Wartezeit im Bus mitbrachten, sondern auch das spätere Programm ruinierten und nicht ganz ungefährlich waren. Die Wurzel von alledem war unzureichende Planung und Kommunikation. Dies ist mit das Wichtigste, wenn sich eine Gruppe an Menschen auf eine gemeinsame Reise begibt. Damit Sie nicht im Dunkeln nach Teilen der Reisegruppe suchen müssen und es keine Verstimmungen wegen anderer Ungereimtheiten gibt, haben wir aus unserer jahrelangen Erfahrung mit unzähligen Kunden  
unsere besten Tipps und eine komplette Anleitung zur Planung und Durchführung einer perfekten Gruppenreise zusammengestellt. Durch unseren dreiteiligen Artikel werden Sie wissen, worauf Teilnehmer Wert legen und worauf Sie besonders achten müssen. 
 

Wie fangen Sie mit der Planung am besten an?  
Bevor Sie mit der konkreten Planung starten, sollten Sie sich einige Fragen zur angestrebten Gruppenreise beantworten, um Klarheit in das Vorhaben zu bringen. Wenn Sie wissen, was genau Sie vorhaben, findet sich der Weg leichter.  
Die bekannten W-Fragen helfen auch hier: 
 

• Wer will/soll verreisen? (Teilnehmer)
• Wohin soll die Gruppenreise gehen? (Programm) 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Was ist der Anlass der Gruppenreise? 
• Wann soll die Gruppenreise stattfinden? 
• Wie soll die Gruppenreise ablaufen? 

Skizzieren Sie mit diesen Fragen Ihr Vorhaben, gehen Sie aber nicht gleich in die Details. Planen Sie vom Allgemeinen zum Besonderen hin, also zuerst das Land bzw. die Stadt, dann das Hotel und die Zimmerkategorie.  Zuerst das Haupttransportmittel, dann den Shuttle-Service vor Ort. Wenn Sie einen groben Plan für sich erstellt haben, dann sollten Sie ab dieser Phase eine Agentur wie HRB Plus (www.hrb.plus) involvieren, um professionelle Beratung und Erfahrungen auf Ihrer Seite zu wissen. Professionelle Unterstützung von Anfang an kann sich als äußerst hilfreich erweisen und muss nicht die Welt kosten. Aber gehen wir jetzt der Reihe nach die einzelnen Punkte durch.  
  
Wer sind Ihre Teilnehmer?
Religiöse Rentner reisen genauso nach Israel wie junge Partygänger.  
Die Interessen und Bedürfnisse beider Gruppen könnten aber wohl unterschiedlicher nicht sein. Die Unterschiede zeigen sich nicht nur bei den Vorstellungen, was das Programm anbelangt. Auch bei den Themen Reisekomfort, Unterkunft, Essen und Preis ergeben sich schnell unüberbrückbare Differenzen. Im Beduinenzelt zu übernachten, ist eben nicht für jeden das Richtige. Achten Sie also darauf, wer Ihre Teilnehmer sind und welche Bedürfnisse sich daraus ergeben. Eine Reisegruppe ist nie homogen, jedoch sollten die Differenzen nicht zu weit auseinander gehen bzw. ein einender Faktor vorhanden sein, der diese ausgleichen kann, z. B. die Zugehörigkeit zu einem Verein oder ein bestimmtes Interesse. Denken Sie nicht starr in Schubladen, aber schauen Sie sich ihre potenziellen Teilnehmer genau an. Daraus lässt sich bereits eine gewisse Richtung bei der gesamten Planung ableiten. Planen Sie eine Themenreise, ohne die Teilnehmer vorher zu kennen, werden Sie mit der Vorgabe der Rahmenfaktoren wie Dauer und Preis die Interessenten vorqualifizieren. Manche spricht es an, andere nicht.  

Das Programm - Wohin soll die Reise gehen?
Neben dem Reiseziel als solchem ist das angebotene Programm ausschlaggebend, für wen Ihre Gruppenreise von Interesse ist. Wenn Sie die Richtung des Programms festgelegt haben, kommt es auf die einzelnen Programmpunkte an. Dies ist der feine Grat jedes Programms. Sie wollen nicht zu viel, aber auch nicht zu wenig Programm liefern. Lassen Sie hier weder Langeweile noch Stress aufkommen. Ebenso wichtig wie das Programm selbst ist die richtige Aufbereitung für die Gäste. Damit können Sie sich und anderen Verantwortlichen zeitraubende Rückfragen ersparen.  
Im Folgenden erhalten Sie einige erprobte Tipps zum Programm. 
 
Geben Sie die Hauptinformationen und einen weiterführenden Link für Teilnehmer,  
die mehr wissen wollen. 
Beispiel: Hotelname und den Link zur Website erübrigen die Nachfrage nach Öffnungszeiten von Restaurant und Spa-Bereich.  
Jede Person liest ein Programm anders. Bedeutet, eine Person liest alles, der nächsten reicht ein grober Überblick. Finden Sie für alle das Richtige – aber wie?  

• Sie schreiben das Programm für andere! Holen Sie Ihre Teilnehmer ab.  
• Geben Sie unbedingt genaue Zeiten und Zeiträume an, dies reduziert Rückfragen – jeder Teilnehmer ist für seine Pünktlichkeit selbst verantwortlich! 
• Schreiben Sie Ihr Programm übersichtlich und strukturiert, vermeiden Sie nach Möglichkeit lange Fließtexte und nutzen Sie stattdessen Aufzählungen mit Spiegelstrichen und Bulletpoints – diese erzeugen Übersichtlichkeit. 
• Entscheiden Sie sich für eine ‚Highlight Methode‘ und markieren Sie die wichtigsten Programmpunkte farblich, unterstrichen, fett u. Ä., damit der Leser diese schnell findet und erfassen kann.  
• Erstellen Sie an einer leicht findbaren Stelle eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Punkten wie Thema, Ort und Uhrzeit. 

Das Budget – welcher finanzieller Rahmen steht zur Verfügung? 
Neben Reiseziel und Programm ist der budgetäre Rahmen ein wichtiger Faktor für die Zielgruppe. In der Regel steht bei Gruppenreisen, egal ob privat oder geschäftlich, ein Budget zur Verfügung, innerhalb dessen Sie agieren können. Hier ist der erste Schritt noch relativ einfach, denn Sie müssen ‚nur‘ das Pro-Kopf-Budget ermitteln, mit dem Sie planen können. 
Sofern Sie freie Hand bei der Planung haben, sollten Sie sich die Verwendung des Budgets trotzdem genau überlegen und nicht automatisch aus dem Vollen schöpfen. Am Ende gibt es immer jemanden, der die Kosten hinterfragt und damit auf Sie als Organisator zurückkommt.
Gehen Sie gerne nach Ihrem Bauchgefühl, aber mit Menschenverstand vor. 
Sprich: Was sollte oder darf die Fahrt, die Übernachtungen, das Meeting oder ein Abendessen kosten? Setzen Sie sich ein ungefähres Ziel und Sie werden sich schneller einem greifbaren Ergebnis annähern können. Achten Sie darauf, dass die unterschiedlichen Posten wie Anreise, Übernachtung und Verpflegung in der gleichen Preiskategorie liegen, damit die Gruppenreise einen einheitlichen Standard hat.   
Planen Sie für Leistungen, die Ihnen anfänglich vielleicht nicht offensichtlich sind, auch noch einen kleinen Puffer ein. Wenn es am Ende günstiger wird, beschwert sich sicher niemand. 
Bei der Budgetkalkulation kann eine Agentur nützliche Dienste leisten, Ihnen die Kosten berechnen, hilfreiche Hinweise geben und mit Erfahrungswerten dienen.  
 
Zwischenfazit 
Im ersten Teil unserer Artikelserie zur Planung und Organisation von Gruppenreisen haben wir gezeigt, wie wichtig der richtige Rahmen für den Erfolg der Reise und die Zufriedenheit der Teilnehmer ist. Legen Sie diesen also am Anfang fest. Ihre Gruppenreise muss nicht zu jedem passen. Fangen Sie bei Ihrer Planung nicht mit den Details, sondern bei allgemeinen Eckpunkten wie Zielgruppe, Reiseziel und Budget an. So wirkt ihre ausgearbeitete Gruppenreise stringent und alles passt zusammen. In Teil 2 gehen wir auf die Hotelbuchungen und die konkrete Planung des Ablaufs für die Teilnehmer ein. Denn gerade wenn mehrere Personen zusammen reisen, sollte an alles gedacht und Unklarheiten vermieden werden. Wie genau Sie das schaffen, erfahren Sie in Teil 2 unserer Serie zur Planung von Gruppenreisen.  
 
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