Kongresse/Messen

Messen & Kongresse HRB.Plus - auf dem Weg zum Kongressveranstalter

Was macht ein gelungenes Event sowohl für Besucher als auch Veranstalter aus? Auf diese Aspekte gehen wir in diesem Artikel ausführlich ein und zeigen unsere digitalen Lösungen für die Organisation und Planung von Events und der Betreuung der Besucher. 
 

 HRB.Plus - auf dem Weg zum Kongressveranstalter

Im ersten Blogartikel haben wir unsere Lead-Agentur HRB.Plus und deren Kerndienstleistung vorgestellt. Aber die Zeit steht nicht still und wir entwickeln uns stetig entlang der aktuellen Bedürfnisse weiter. Unser Bestreben nach dem besten Service für Sie im Bereich der Organisation von Kongressen treibt uns an und bringt vor allem digitale Innovationen und Lösungen hervor.

Diese sollen schnell, praktikabel und transparent sein. Etwas, das wir leisten können, wie niemand sonst. Mit HCX24.events und HCX24.com haben wir HRB.Plus um 2 Plattformen erweitert. So decken wir den Wunsch nach Buchung und selbstständiger Organisation nun rund um die Uhr an allen Tagen der Woche für Sie ab. Sämtliche Vorgänge können Sie und Ihre Gäste jetzt 24/7 digital durchführen. 

Hat ihr Event Gesicht und Format? 
Um Ihrem Event ein Gesicht zu verleihen, brauchen Sie einen aussagekräftigen Namen, der verrät, um was es geht und was erwartet werden kann.
Das alleine reicht aber nicht mehr aus. Ein Event von Format braucht heute eine Anlaufstelle im Netz, auf der sich Besucher und Veranstalter 24/7 verbinden und austauschen können. Des Weiteren sollte diese Anlaufstelle konkrete Anfragen und Buchungen annehmen und abwickeln können. Diesen Bedarf unserer Kunden und deren Gäste haben wir erkannt und mit HCX24.events eine innovative Lösung zur Verfügung gestellt.

Teilnehmerlisten abtippen war vorgestern! 
Auf HCX24.events ermöglichen wir es Ihnen, eine individuelle Event-Seite mit sämtlichen für die Besucher relevanten und interessanten Informationen einzurichten und diese individuell nach Ihren Wünschen und konform Ihrer CI zu gestalten.
Ihr Event bekommt bei uns (Ihr) Gesicht und eine Adresse.
Über den eigens generierten Link können Sie Ihre Teilnehmer zu Ihrem Event eingeladen und beitreten lassen. Haben sich die Besucher angemeldet, liegen Ihnen als Veranstalter umgehend sämtliche, relevanten Daten zu Ihren Gästen vor und Sie haben direkten Zugriff auf eine Teilnehmerliste mit deren Wünschen und Bedürfnissen. Es ist also für Sie nicht erforderlich, eine aufwendige Tabelle zu erstellen, telefonisch oder per E-Mail nachzufragen und sie laufend zu aktualisieren. Laden Sie diese einfach runter - wir haben sie bereits automatisch erstellt. Händisches aktualisieren war gestern, automatisch generieren ist heute.
Übrigens: Sämtliche Daten werden bei uns SSL-verschlüsselt und ISO-zertifiziert auf deutschen Servern verarbeitet. Auch hier legen wir größten Wert auf Qualität, Sicherheit und Transparenz! 

HCX24.com – Besucher verwalten sich (wie) von selbst. 
Nachdem wir das passende Hotel für Ihr Event gefunden, die besten Konditionen für Sie ausgehandelt und die benötigten Kontingente geblockt haben, kommt unsere Plattform HCX24.com ins Spiel. Die über HCX24.events zur Veranstaltung angemeldeten Besucher können über unsere Plattform HCX24.com eigenständig ihre Zimmer buchen, Buchungen ändern und auch bei Bedarf stornieren.
Dies findet in dem zuvor von Ihnen abgesteckten Rahmen statt.
Es besteht also kein Grund für Sie auf Drittanbieter zu verweisen oder die Buchungen gar selbst vorzunehmen. HRB.Plus schafft für Ihr Event einen digitalen Mikrokosmos, in dem sich Ihre Besucher und Sie eigenständig organisieren können.


Der außerordentliche Vorteil an unserer Plattform ist, dass sich alles innerhalb des individuell geschaffenen Rahmens abwickeln lässt, ohne dass Sie als Veranstalter direkt involviert sind. Niemand muss also mehr direkt mit einem Hotel konferieren oder gar händisch Listen führen. Ein Blick in Ihr Dashboard und Cockpit bei uns reicht aus, und Sie wissen, wie der Stand der Dinge ist. Genauso einfach, können ihr Besucher auf den neusten Stand gebracht, zusätzliche Kontingente freigeschaltet oder Rahmenbedingen geändert werden. Digital, schnell und ganz wie Sie es wünschen.
 

An den Datenschutz machen wir einen Haken 
Ein wichtiger Punkt, der gerne leichtfertig behandelt wird noch zum Schluss.
Am Thema Datenschutz bzw. DSGVO kommen Sie heute als Veranstalter nicht mehr vorbei. Wenn Sie digital zum Event laden, dabei Kontaktdaten registrieren und verarbeiten, muss dies rechtlich abgesichert stattfinden.
Hierfür reicht es nicht, wie oft zu sehen, Standardtexte und Vorlagen zu kopieren und minimal anzupassen. Zu groß ist die Gefahr, dass jemand genau hinschaut und die mit hoher Wahrscheinlichkeit bestehende rechtliche Lücke findet. Dann kann es für Sie schnell teuer werden und ein tolles Event im Nachgang zum finanziellen und rufschädigenden Debakel. Dies mussten wir gerade in den letzten Jahren, in denen das Thema Datenschutz deutlich an Relevanz gewonnen hat, leider häufiger sehen. Dieses Risiko lässt sich aber für Sie sehr einfach vermeiden. Durch die Zusammenarbeit mit HRB.Plus wird dieser wichtige Themenkomplex verbindlich von uns abgedeckt. Wir arbeiten datenschutzkonform und sicheren alle über unsere Plattform laufende Prozesse auf Rechtskonformität ab.
Ein großes Plus an Zeit, Geld und Sicherheit für Sie und ihre Gäste. 

In diesem Aufschlag unseres Blogs haben wir Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten von HRB.Plus und unseren Plattformen gegeben, die hoffentlich Ihre Fantasie und Freude am Planen eines Events und insbesondere Kongresses anregt. 

Unserer Kernleistungen nochmals auf einen Blick

  • Lead-Agentur zur Koordination von sämtlichen Dienstleistern 

  • Hotelrecherche & -vermittlung weltweit 

  • Hotelmanagement 

  • Online Abrufkontingente  

  • Vertragsverhandlungen 

  • Eventstruktur 

  • Einladungen & Rückläufe (digital & manuell) 

  • Verkauf von Veranstaltungstickets 

  • Online Zahlungsweisen  

  • Vor-Ort-Service  

  • Produktionstechnische Leistungen 

  • Abrechnung sämtlicher Dienstleister 

  • Auswertung des Events 


Wir begrüßen die Möglichkeiten der Digitalisierung von Planungs- und Buchungsprozessen, in der wir unsere Vorreiterrolle mit Leidenschaft und Überzeugung leben. Dabei ist uns der direkte Kontakt zu Ihnen enorm wichtig!
Im persönlichen Gespräch erfahren wir doch am meisten über Ihre Bedürfnisse und Wünsche. So können wir direkt helfen und schöpfen Ideen für weitere Entwicklungspotenziale. 

Haben Sie Fragen zu unseren Plattformen und Dienstleistungen?  

Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit via Mail an info@hrbplus.com 

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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