Gruppenreisen planen - Teil 6a:Konkret werden, Dienstleister anfragen

Worauf ist bei der Anfrage von Hotels zu achten?

Bei der Buchung eines Hotels für eine Gruppenreise gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Zunächst sollten Sie Ihr Budget berücksichtigen, um eine angemessene Unterkunft auszuwählen. Wenn Sie beispielsweise ein begrenztes Budget haben, sollten Sie versuchen in diesem zu bleiben – es wird meistens nicht mehr.

Die Lage des Hotels.

Es lohnt sich, in der Nähe von Ihren Sehenswürdigkeiten oder öffentlichen Verkehrsmitteln Knotenpunkten zu übernachten, um die Reisezeit für die Teilnehmer zu minimieren.

Die Hotel Kategorie.

Auch die Hotelkategorie sollte berücksichtigt werden, abhängig von den Ansprüchen der Gruppe. Eigene Erfahrungen oder Empfehlungen können Ihnen helfen, eine passende Unterkunft zu finden.

Welches Hotel nun wählen?

Diese Fragen können Sie meist erst am Ende richtig für sich beantworten. Das Hotel besteht aus mehreren Komponenten – der ‚Hardware‘ und der ‚Software‘. Damit ist der Zustand des Hotels  zu einen gemeint und zum anderen, wie Ihr Eindruck vom Personal ist. Werden Sie am Telefonat verstanden, werden Ihre Frage beantwortet und passende Vorschläge gemacht?

Konkrete Anfragen stellen

Erstellen Sie eine Liste der Hotels, die für Ihre Gruppe in Frage kommen und suchen Sie die entsprechenden Kontaktdaten heraus. Eine Agentur kann Ihnen hierbei oft weiterhelfen und zusätzliche Tipps und Trends geben. HRB Plus steht Ihnen gerne zur Seite (hrb.plus, +49 69 91501510)

Bevor Sie mit den Anfragen beginnen, sollten Sie einige Fragen für sich beantworten:

1)     In welchem Gebiet möchten Sie ein Hotel anfragen?

2)     Haben Sie bereits interne Vorschläge oder Empfehlungen?

3)     Wie hoch darf das Budget pro Zimmer/Nacht sein?

4)     Benötigen Sie bestimmte Meetingräume?

5)     Wo und wann sollen die Teilnehmer verpflegt werden?

6)     Welche technischen Anforderungen gibt es?

Sobald Sie alle Informationen zusammen haben, können Sie Ihre Anfragen an die Hotels stellen und einen detaillierten Überblick über Ihre Veranstaltung geben. Bitten Sie um umfängliche Angebote der Hotels, die Sie dann auswerten können. Im nächsten Blog werden wir auf die Auswertung eingehen und wie Sie den Stolpersteinen aus den Weg gehen können.