GeschäftsreisenWie Sie eine erfolgreiche Geschäftsreise organisieren

Trotz aller Digitalisierung gehören (mehrtägige) Geschäftsreisen z. B. zu Tagungen und Messen weiterhin für viele Arbeitnehmer und Unternehmer zum Berufsleben. Ein Großteil der anfallenden Termine wird heute zwar digital abgehalten, das persönliche Treffen vor Ort aber ist manchmal noch immer unumgänglich oder eben auch erwünscht. Wenn es zu einem Treffen kommen soll, muss sich also mindestens eine Seite auf die Reise machen und diese birgt im geschäftlichen Kontext so ihre Tücken.

Das kann schnell zu Frust bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern führen. Gerade dann, wenn die Geschäftsreise über mehrere Tage geht, lassen sich gewisse Probleme schwer überbrücken und das Potenzial für Frust und Ärger steigert sich. Dabei gibt es einige recht einfache Dinge, die, wenn sie beachtet werden, einer Geschäftsreise einen gewissen Flow und Leichtigkeit verleihen. Beherzigen Sie also bei der nächsten Planung unsere Tipps und legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Geschäftsreise.

1. Erstellen Sie einen ausführlichen Reiseplan 

Während einer Geschäftsreise, gerade wenn diese mehrere Tage dauert, fällt eine Vielzahl wichtiger Daten an: Reiseverbindungen, Hoteladressen, Termine, Anlaufpunkte, Kontaktdaten von Ansprechpartnern und vieles mehr. Das alles lässt sich heute smart in Apps organisieren, trotzdem ist es komfortabel, einen ausgedruckten Ablaufplan mit sämtlichen Zeiten, Adressen und Kontaktdaten zur Hand zu haben.

In dieser können Reisende sich eigene Notizen machen und einzelne Punkte nachschlagen, wenn diese bevorstehen. Auf unsere Handys sehen wir außerdem ja schon oft genug. Der Umwelt zu liebe, nutzen Sie die Rückseiten und drucken beidseitig. So hat der Reisende auch weniger Papier in der Hand. Falls alles auf ein Blatt passt, super. Nutzen Sie den freien Platz und schlüsseln Sie, für den schnellen Überblick, dort den groben Ablauf nochmals auf. 

Tipp: Digital ist praktisch; den Ablauf und alle wichtigen Daten als Ausdruck mit dabei zu haben, ist aber äußerst komfortabel und nochmal sicherer. 

2. Planen Sie ausreichend Reisezeit ein  

Wir wissen: Zeit ist nun mal Geld. Ab und an sollte man sich aber auch ein gewisses Extra an Zeit gönnen. Besonders, wenn es ansonsten am Ende sogar noch mehr Zeit kostet.
Wird eine Geschäftsreise zu eng und auf maximale Effizienz geplant, gibt es wenig Spielraum zum Ausgleich von Verzögerungen. Dies löst, wenn Anschlüsse verpasst werden, schnell eine größere Verspätung aus, die den gesamten Zeitplan über den Haufen wirft.

Das lässt sich mit entsprechend großzügiger Planung im Voraus vermeiden. Zusätzlich wird es im Vertretungsfall oft noch teurer, weil spontan eine zügigere Alternative gebucht wird. Spontane und zusätzliche Buchungen aufgrund von Zeitdruck sind teuer und wären meistens zu vermeiden gewesen. Planen Sie lieber zuverlässig und kommen Sie Stress und Zeitdruck zuvor. Das schont die Reisekasse und die Reisenden werden es Ihnen danken. 

Tipp: Stellen Sie sich von Anfang an auf Verzögerungen und Verspätungen ein. Planen Sie nicht den Idealfall, sondern ein realistisches Szenario. Packen Sie gedrucktes Lesematerial zum Projekt und ein Branchenmagazin zur Unterhaltung mit zu den Unterlagen aus Punkt 1.

3. Organisieren Sie den Hotel-Check-in vorab 

Wer kennt es nicht: nach einer mehrstündigen Anreise per Flugzeug, Bahn und Taxi endlich im Hotel angekommen und der größte Wunsch ist, die Beine hochzulegen und nochmal zu Hause anzurufen. So einfach geht es aber leider meistens nicht mehr. Inzwischen erwartet die Reisenden gerade zu Stoßzeiten beim Check-in nochmal eine Geduldsprobe in Form einer Warteschlange. Nur diesmal im Stehen …

In Sachen Check-in-Modalitäten hat sich bei den meisten Hotels trotz Digitalisierung in den letzten Jahren nicht viel getan. Rechtlich notwendige Leitlinien tragen ihren Teil bei.
Zudem haben viele Hotels aktuell mit massivem Personalmangel zu kämpfen, was für Gäste inzwischen deutlich zu spüren ist. Versuchen Sie daher, den Hotel-Check-in vorab durchzuführen, sodass die Anreisenden nur noch die absolut nötigsten Formalien zu erledigen haben und schnellstmöglich auf ihr wohlverdientes Zimmer können. 

Tipp: Sollten Sie den Satz “Tut uns leid, wir haben keine Reservierung auf diesen Namen” hören, können Sie mit Ihrer Reservierungsbestätigung aus Punkt 1 die Diskussion schnell zu ihren Gunsten beenden. Für den Fall, dass Sie kein Zimmer bekommen, bestehen Sie auf eine unkomplizierte, aber professionelle Lösung. Seien Sie dabei aber kompromissbereit. 

4. Die Abreise und der Check-out 

Am Abreisetag müssen nach dem Frühstück garantiert alle schnell los. Jeder hat Events und will nur die Schlüssel abgeben. So geht es den meisten und so trifft man die Sitznachbarn vom Frühstück, gleich wieder in der Schlange vor der Rezeption. Damit das Frühstück aber ein erholsamer Genuss wird, haben wir auch hier einen organisatorischen Tipp aus unserer Agenturerfahrung für Sie. 

TIPP: Lassen Sie am Abend vor der Abreise eine Informationsrechnung ausdrucken, um offene Posten zu besprechen. Vom Reisenden unterschriebene Belege aus Bar und Restaurant gehören ebenfalls dazu. Um die Nase vorn zu haben, empfiehlt sich der Check-out schon vor dem Frühstück. Gepäck kann, wenn nötig, vom Hotel bis zur endgültigen Abreise abgenommen werden.

Für ganz eilige – lassen Sie sich die Rechnung als E-Mail zuschicken und besprechen Sie diese telefonisch außerhalb der Stoßzeiten bei Ihrer Nachbereitung.

Das waren die ersten 4 unserer 8 Tipps, mit denen Sie eine Geschäftsreise so planen, dass sie für alle Beteiligten reibungslos abläuft und die Chancen auf ein positives Ereignis steigen. Im zweiten Teil gehen wir auf die Feinheiten ein, die eine gut geplante Geschäftsreise zu einem wirklichen Highlight machen.

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen gemacht? Worauf kommt es Ihnen an? Schreiben Sie uns gerne Ihr Feedback als Mail an info@hrb.plus

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